Il y a maintenant deux formats standards proposés pour rédiger votre texte, et deux autres solutions possibles pour les plus débrouillards.
Veuillez noter qu'à partir de juin 2011, il y a un nouveau champ requis pour les inscriptions, donc veuillez télécharger le(s) nouveau(x) tableau(x)-modèle(s) ou regarder le nouveau format "une colonne".
| format "une seule colonne"
texte séquentiel, tout aligné à gauche, un champ au dessus de l'autre, aucune ligne vide dans l'inscription, 2 lignes vides après chaque inscription.
Ce format est accepté depuis 2001.
Si vous avez plus de 3 événements, svp mettre votre texte dans un document Word.
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| format tableau Word
une colonne = un champ, une rangée = un événement; certaines cases peuvent rester vides.
Ce format est accepté depuis été 2007, et apparemment bien apprécié par ceux qui sont à l'aise avec les tableaux de Word.
Vous pouvez utilisez le tableau même si vous n'avez qu'un seul concert.
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| option "banque de données"
Si vous utilisez une banque de données pour gérer les détails de vos concerts, vous pourriez exporter les champs dont nous avons besoin, les mettre dans un document Word, convertir ce texte en tableau, et nous l'envoyer, pour voir si nous pourrions l'utiliser. Nous discuterons des détails cas par cas. |
lire ceci
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| option "vous avez peut-être déjà un texte que nous pourrions utiliser"
Par exemple, les compagnies qui publient une brochure de saison ont probablement un brouillon sans graphisme, ni description. Nous discuterons des détails cas par cas. |
lire ceci
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Dans presque* tous les cas, vous aurez à nous envoyer un document Word. Nous vous prions de (re)nommer cette pièce jointe en lui donnant un nom semblable à votre ligne objet/sujet,
- mais sans les accents et cédilles (remplacer é, è, ê par e, ô par o, ç par c, œ par oe, etc.) pour éviter la conversion de ces caractères en codes bizarres.
ex. UniversitÙ XYZ
- l'extension .doc s'ajoute automatiquement en Word
* exception: si vous utilisez le premier format et vous avez moins de 4 événements.
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| Orchestre XYZ 2007-2008.doc |
| Societe XYZ automne 2007.doc |
| Universite XYZ dec-jan.doc |
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Conservatoire XYZ nov 2007.doc
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| Festival XYZ ete 2008.doc |
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| lieu de vos événements |
adresse
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| tout le QC + la région d'Ottawa |
calendrierLSM
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@scena.org |
| ON (sauf la région d'Ottawa), MB, SK, AB, BC, NT, YU, NU |
TMScalendar
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| NS, NB, PE, NL |
calendrierATL
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| émissions de radio et de télévision |
calendrierRADIOTV
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- Dans la ligne objet (ou sujet), mettre le nom de la compagnie et la période couverte par votre texte. C'EST TOUT!!!
le nom de la compagnie: Vous pouvez abréger le nom de la compagnie, ex. O.S. Longueuil; UdeM fac musique; arr Pointe-Claire...
Mais n'exagérez pas, nous ne sommes pas des devins... OSL (Longueuil, Laval, Lanaudière, Lévis, Louiseville?), OSJM (Montréal, Montérégie?), SCSJ (Société de concerts de St-Joseph, St-Jean... Société canadienne des souliers jaunes?)
la période couverte: Période minimale d'un mois svp.
Ex. si vous n'avez qu'un seul concert à annoncer, ne mettez pas 10 septembre 2008, mettez simplement sep 2008.
Ex. si vous envoyez votre info pour notre numéro de septembre, et vous avez des événements jusqu'au 7 octobre inclusivement, mettez sept 2007 tout simplement. |
| Objet: |
Orchestre XYZ - 2007-2008
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| Objet: |
Société XYZ - automne 2007
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| Objet: |
Université XYZ - déc-jan
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| Objet: |
Conservatoire XYZ - nov 2007 |
| Objet: |
Festival XYZ - été 2008
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- Vous pouvez mettre une entrée en matière et toutes remarques qui ne feraient pas partie de l'info à publier. Exemples:
- Bonjour, voici nos concerts pour...
- Pour le concert du 15 avril, je ne savais pas si je devais dire ...
- J'ai bien aimé la méthode tableau...
- Ajoutez votre signature =
- votre nom
- votre numéro de téléphone
- le nom de la compagnie pour laquelle vous écrivez
- le site web de cette compagnie
- si vous êtes notre nouveau contact officiel pour les calendriers gratuits, veuillez l'indiquer. >> voir le modèle #1 ci-dessous
- Finalement, ajoutez vos inscriptions:
- si vous utilisez un document Word, mettez-le en pièce jointe.
- nous n'acceptons en pièce jointe que les documents Word avec extension .doc. Donc pas de .rtf, .docx, Excel ou WordPerfect.
- sinon, veuillez mettre vos inscriptions en fin de courriel. >> voir le modèle #3 ci-dessous
- Si votre signature se met automatiquement après vos inscriptions, pas de problème.
- Envoyez le courriel.
- Nous vous suggérons de garder tous ces courriels et pièces jointes pendant un an.
| modèle #1: une compagnie qui a une saison planifiée d'avance, et qui a un nouveau contact. |
modèle #2: une compagnie qui planifie sa programmation chaque mois |
modèle #3: une compagnie qui a moins de 4 événements, pas de pièce jointe. |
To: calendriers gratuits LSM <calendrier...@scena.org>
From: "Orchestre XYZ" <capucine@orchXYZ.ca>
Date: 14 Jul 2007 12:34:43 -0700 (PDT)
Sujet: Orchestre XYZ 2007-2008
Bonjour
Vous trouverez ci-joint notre programmation pour la saison 2007-2008.
<remarques à votre discrétion>
N'hésitez pas à me rejoindre si vous avez des questions.
Votre nouveau contact pour les calendriers gratuits:
Capucine Desboitesafleurs
Adjointe aux communications
Orchestre XYZ
514-555-1234 poste 08
Attachment: Orchestre XYZ 2007-2008.doc |
To: calendriers gratuits LSM <calendrier...@scena.org>
From: "Conservatoire XYZ - Violette Desjardins" <violette@musique.uXYZ.qc.ca>
Date: 5 Sep 2007 12:34:43 -0700 (PDT)
Sujet: Conservatoire XYZ - octobre 2007
Bonjour
Vous trouverez ci-joint notre programmation pour le numéro d'octobre 2007.
<remarques à votre discrétion>
N'hésitez pas à me rejoindre si vous avez des questions.
Votre contact pour les calendriers gratuits:
Violette Desjardinieres
Concerts & Publicité
Université XYZ, faculté de musique
514-555-1234 poste 1234
Attachment: UXYZ-dep-musique oct 2007.doc |
To: calendriers gratuits LSM <calendrier...@scena.org>
From: "Trio XYZ - Iris" <iris@trioxyz.com>
Date: 5 Aug 2007 12:34:43 -0700 (PDT)
Sujet: Trio XYZ - oct 2008
Bonjour
Vous trouverez ci-dessous notre programmation pour octobre 2007.
<remarques à votre discrétion, par exemple...> Nous n'avons que 4 concerts cette année. C'est notre seul concert avant février, nous vous enverrons le reste de notre saison vers le 20 octobre, quand nous aurons finalisé notre programmation de la saison.
N'hésitez pas à me rejoindre si vous avez des questions.
Votre contact pour les calendriers gratuits:
Iris Desplatesbandes
Directrice
Trio XYZ
514-555-1234
= = = = = = = = =
2007-10-15
19:00
Salle Artémise-Painlevé, Place des Sciences, 123 rue Principale, Montréal, QC
25$
514-555-6666
Hommage au calendrier LSM
Johann Baroque, Ludwig Classique, Joe Contemporain
Trio XYZ |
quand l'envoyer >> une fois par saison ou une fois par mois?
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dans cette section >> recommandations | dates de tombée et frais de retard | exceptions, dérogations
principes de base
- envoyez-nous l'info dès que vous l'avez
- il n'est jamais trop tôt puisque nous avons aussi un calendrier web
- mais il peut être trop tard: attention aux dates de tombée
- plus le bloc d'info est gros, moins nous perdons de temps
- nous ne voulons pas recevoir d'inscription prématurée
- nous ne voulons pas recevoir la même inscription deux fois; c'est à vous de savoir ce que vous nous avez déjà envoyé
recommandations
fondées sur 10 ans d'expérience...
- orchestres, ensembles, chorales, sociétés de récitals, festivals, diffuseurs
- tout organisme qui a une saison d'abonnement
- tout organisme dont la programmation entière (ou presque) est connue
- émissions de radio dont la saison entière est planifiée (ex. l'opéra du samedi)
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envoyez l'info sur tous vos événements pour la saison entière (septembre-mai) d'un seul coup dès qu'elle est disponible. Il n'est jamais trop tôt. Par exemple, lorsque vous annoncez votre programmation au public. |
Si votre saison est planifiée une moitié à la fois, c'est bon aussi, mais veuillez nous dire dans le même courriel quand vous allez nous envoyer l'autre moitié. |
- écoles, conservatoires, universités
- maisons de la culture
- télévision
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envoyez l'info une fois par mois.
n'oubliez pas nos dates de tombée |
Si votre texte contient des reprises de concerts envoyés dans un courriel antérieur (par exemple, une tournée en cours), vous pouvez le mentionner. |
- les compagnies qui ont les détails pour la plupart de leurs concerts et vont finaliser les derniers un peu plus tard
- les compagnies qui ont un certain nombre de concerts planifiés d'avance, et d'autres concerts qui s'ajoutent au cours de l'année.
- Exemples:
- certaines universités nous envoient leurs "grands concerts" pendant l'été, et nous envoient les récitals d'étudiants chaque mois parce que ceux-là sont planifiés seulement un mois d'avance.
- des compagnies qui font des longues tournées, et qui ajoutent continuellement des représentations à leur tournée.
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- envoyez-nous votre première liste pendant l'été
- dites-nous dans le même courriel que vous en aurez d'autres pendant l'année
- envoyez-nous les autres pendant l'année de façon mensuelle
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il faut mettre une note explicative, ex.:
- Le 3 juin 2008, nous vous avions envoyé notre première batch de représentations de notre concert en tournée 2008-2009. Voici maintenant quelques autres représentations (oct-jan) du même concert qui se sont ajoutées depuis. Nous espérons que d'autres concerts vont s'ajouter pour la même période, nous les enverrons dès que ce sera confirmé.
- Le 3 juillet 2008, nous vous avions envoyé notre programmation quasi entière de la saison 2008-2009, il nous restait deux concerts à finaliser, un en novembre, l'autre en mars. Les voici enfin.
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- organismes avec des concerts sporadiques
- tout autre organisme avec une saison non planifiée d'avance
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envoyez l'info dès que les détails sont fixés.
n'oubliez pas nos dates de tombée |
dates de tombée, frais de retard
Dans tous les cas, veuillez respecter nos dates de tombée. Elles vous sont envoyées par courriel et elles sont affichées dans le guide. Si votre info est en retard, envoyez-la quand même; elle ira au moins sur le web. Il y a des frais de retard dans certains cas.
>> voir la page dates de tombée et frais de retard
Attention aux numéros doubles de la revue (i.e. les numéros dont le calendrier régional couvre 2 mois et 7 jours au lieu de 1 mois et 7 jours). Donc
- si vous avez des événements en janvier et que vous voulez que cette info soit publiée dans la revue (i.e. dans le numéro de décembre-janvier), nous devons la recevoir avant le 10 novembre.
- si vous avez des événements en août et que vous voulez que cette info soit publiée dans la revue (i.e. dans le numéro de juillet-août), nous devons la recevoir avant le 10 juin.
exceptions, dérogations
Si la fréquence recommandée ci-dessus pour votre type de compagnie ne vous convient pas, veuillez nous écrire pour que nous puissions discuter d'un compromis acceptable. Si nous approuvons une dérogation, veuillez mettre une note explicative chaque fois que vous nous enverrez des nouvelles inscriptions, pour nous rafraîchir la mémoire.
raison inacceptable >> "parce que nous aurons quelques changements"
Nous savons très bien qu'il y aura quelques changements pendant la saison des grands orchestres (quelques oeuvres, quelques solistes...). Ce n'est pas une raison pour utiliser la méthode mensuelle. Nous savons que vous avez déjà un texte pour toute votre saison que nous pourrions utiliser, et que ce texte existe au moins depuis que vous avez publié votre brochure. Voir l'option 4.
Si cette info est assez bonne pour paraître dans une brochure, elle est assez bonne pour nous.
Et quand ces quelques changements vont survenir pendant la saison, vous n'aurez qu'à nous envoyer vos corrections pour ces quelques concerts, en utilisant la méthode indiquée dans étape 2 révision.
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par la suite > attendez notre réponse
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Voici ce qui se passe pendant que vous attendez notre réponse.
- Quand nous recevons votre courriel, nous vérifions le texte pour voir si nous pouvons l'utiliser.
- Il se peut qu'il comporte des erreurs ou omissions qui nous empêchent d'aller plus loin; alors nous vous enverrons un gentil courriel avec des questions.
- Si nous pouvons utiliser votre texte,
- nous corrigerons le format et les erreurs que nos remarquerons
- Avant d'être importée, votre info sera révisée par 2 personnes; si elle est publiée dans notre revue, elle sera vérifiée une 3e fois.
- Nous pouvons vérifier certains détails, soit de mémoire à partir de nos connaissances personnelles en musique (mais nous ne sommes pas des encyclopédies vivantes), soit en comparant avec l'info que nous avons déjà dans la banque de données depuis des années (noms et adresses des lieux); mais nous ne pouvons pas, par exemple, vérifier l'exactitude des champs numériques (date, heure, téléphone, prix des billets). Nous ne faisons aucune recherche sur le web.
- nous l'importerons dans notre banque de données.
Notre réponse sera un courriel "Voici ce que nous avons" avec vos inscriptions telles qu'elles sont dans notre banque de données.
Vous serez rendu à l'étape 2 révision.
Ça peut nous prendre quelques heures ou quelques semaines pour vous envoyer ce courriel. Ça dépend des circonstances: conformité de votre texte à nos exigences, disponibilité du personnel, "achalandage", vacances, etc. Soyez patient.
si vous avez des questions
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Si vous avez des questions sur l'étape 1 envoyer, voir aussi la page questions & réponses.
Si vous avez encore des questions, envoyez un courriel au département des calendriers gratuits.
N'ayez pas peur que tout ne soit pas parfait.
S'il y a un problème, nous communiquerons gentiment avec vous.
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