Intro, Résumé	Nous vous demandons de nous envoyer votre info-concert... pour une période donnée (saison entière, un mois à la fois, etc., selon le genre de compagnie) avant la date de tombée correspondant à cette période, ou le plus tôt possible (selon la région) à raison d'une inscription par événement ou par émission (et non une inscription par saison, par série, par festival...) en écrivant chaque inscription dans un format précis (selon le type d'événement ou d'émission). Quand nous recevrons votre info, nous l'ajouterons à notre banque de données, et nous vous enverrons un texte à réviser (voir étape 2 réviser dans la table des matières). Ces exigences sont bonnes pour toutes les nouvelles inscriptions, toute l'année, pour tout le monde, peu importe le nombre d'événements dans l'envoi (un événement à la fois, un mois à la fois, un festival à la fois, une saison entière à la fois). Donc pour faire les choses vite et pour être juste envers tout le monde, autant les grands que les petits, nous demandons à chacun de faire sa part et de respecter nos consignes. Le temps qu'on prend pour entièrement refaire votre texte est du temps volé aux autres organismes. C'est la seule façon que nous pouvons offrir une banque de données de 7000 événements par année à la communauté musicale et mélomane canadienne. Chaque année, nous inscrivons plus de 7000 événements musicaux (professionnels, académiques et amateurs) et émissions musicales (radio et télévision) dans notre banque de données. Cette information est ensuite publiée dans nos calendriers gratuits, soit celui du web (intitulé le Calendrier canadien de musique classique) et le calendrier régional dans nos revues. Pour nous aider à gérer cette énorme quantité d'information et à réduire les coûts, nous vous demandons de bien vouloir suivre nos instructions. Cette procédure a été élaborée dans le but de tout uniformiser ce qu'on reçoit, ce qui réduit les coûts et accélère le processus.
Pourquoi n'allez vous pas chercher notre info dans notre site web?	Parce que 99% du temps, elle est difficile à récupérer parce qu'elle est répartie dans différentes pages, il manque certains champs ou le format n'est pas utilisable. Si vous croyez qu'elle est utilisable et répond à nos besoins, alors faites un copier-coller et envoyez-nous le texte. Nous n'avons pas le temps de le faire; les textes bien formattés que nous avons reçus nous tiennent déjà assez occupés, merci.
Si on a acheté une annonce ou si notre événement est dans le calendrier central détachable, est-ce qu'on doit quand même vous envoyer notre info?	oui le département des calendriers est indépendant du département des ventes; il n'y a aucun critère pour l'info qui va dans les annonces payées. (du moins, pas le même genre que pour le calendrier) le calendrier central détachable n'est pas fait par l'équipe des calendriers (pour plus d'info, voir la page "nos calendriers" en passant par la table des matières. (lien ci-dessus)
QUE DOIT-ON ENVOYER?
Quels détails (champs) voulez-vous avoir pour notre (nos) événements ou émissions? quel est l'ordre des champs? quelle est la syntaxe de chaque champ? avez-vous des exemples finis?	Tout dépend du type d'événement ou d'émission. Nous avons 9 types: concert, spectacle de danse, conférence, cours de maître, atelier, exposition, film, émission de radio, émission de télévision. Cliquez ici pour voir les champs requis et des exemples finis pour chaque type. L'ordre y est aussi indiqué, mais c'est toujours à peu près le même. La syntaxe de chaque champ est visible dans les exemples; on trouve également des explications pour chaque champ dans le tableau cumulatif des champs, accessible via les noms des champs. Ces exemples sont fictifs et variés. Pour avoir des exemples réels faits sur mesure pour votre compagnie, veuillez relire nos courriels "Voici ce que nous avons" de la dernière saison; vous y verrez vos propres événements dans le format final prêts à importer dans notre banque de données.
Dans quel ordre doit-on mettre nos inscriptions?	en ordre chronologique svp (ça réduit le nombre d'erreurs, ça permet de voir les erreurs dans les dates.)
Voulez-vous les prix des abonnements pour notre prochaine saison ?	Non merci. Il faut se mettre dans la peau du lecteur. Nos lecteurs lisent le calendrier surtout pour planifier des sorties ponctuelles. Si vous offrez vos concerts par abonnement seulement, ça ne sert à rien de les mettre dans le calendrier. Mais vous pouvez toujours annoncer vos séries d'abonnement en prenant une pub.
Les prix des billets à l'unité ne sont pas encore fixés, ça viendra plus tard. Est-ce qu'on peut vous envoyer notre info saison sans ces prix?	Ça dépend. 1- Période de l'année: Ex. Si on parle de vos concerts septembre-mai et on n'est pas rendu au 1er juillet, rien ne presse. Si on parle de vos concerts d'été et on n'est pas rendu au 1er mai, rien ne presse. 2- Uniformité des prix: Si vous n'avez pas encore les prix à l'unité mais vous avez tout le reste de votre info saison, vous pouvez l'envoyer telle quelle à deux conditions: vous allez nous envoyer les prix plus tard, mais avant la date de tombée correspondant à la saison une des deux conditions suivantes le prix sera le même pour tous vos événements le prix dépendra uniquement d'un seul autre champ (ex. la série ou le lieu) et que vous fournissez ce champ pour chaque concert Veuillez le préciser quel est votre cas. Si vous n'avez pas encore les prix à l'unité et le prix varie d'un concert à l'autre sans relation avec aucun autre champ requis, et que vous avez plus de 5 concerts, vous ne pouvez pas l'envoyer telle quelle, même si vous avez tout le reste de votre info saison. Attendez d'avoir les prix. Dans tous les cas, il faut respecter au moins la date de tombée mensuelle.
Ça veut dire quoi "info complète" pour vous? Quels sont vos critères? Par exemple, si on n'a pas les oeuvres pour un concert, est-ce qu'on peut l'envoyer quand même?	Ça veut dire : une inscription qui a tous les champs pertinents pour son genre d'événement. Envoyez-nous seulement l'info pour les événements dont vous avez l'info complète (i.e. tous les détails exigés). Si pour un concert donné, vous n'avez pas tous ces détails et que vous les aurez plus tard, alors envoyez-nous l'info sur celui-là plus tard. Pas besoin de "réserver une place", ce n'est pas comme ça que ça fonctionne. Mais tout dépend de la quantité d'info manquante et de la proximité de la date de tombée. Ex. s'il ne reste qu'à déterminer le nom du ténor soliste, envoyez-la quand même. Si la date de tombée pour un concert approche, envoyez ce que vous avez pour ce concert et NOUS déciderons si nous pouvons la publier. Nombre maximum de détails manquants: 2 par inscription, jusqu'à 15 par saison. Un cas spécial: les prix des billets, voir la rangée précédente. Donc s'il ne vous manque pas trop de détails, envoyez-nous votre texte. Les champs essentiels pour chaque type d'inscription sont en gras dans la page des exemples. Cette page contient aussi des cas où on peut sauter certains champs et des exemples d'info moins précise acceptable. Exemples: pour les concours de musique, on n'a pas besoin des oeuvres ou des participants les champs oeuvres et artistes peuvent parfois être exprimés en termes plus vagues si vous n'avez pas les détails (mais le but n'est pas de raccourcir l'inscription): ex. Musique baroque allemande; Classe de Joe Blo, piano; Participants au stage de direction chorale.
Qu'est-ce qu'on fait si on a trop d'oeuvres ou trop de participants pour le calendrier?	Mettez tout, en respectant notre format. Laissez-nous le soin de raccourcir l'info pour nos propres fins. Pas besoin de la raccourcir pour nous, et pas besoin de nous fournir la version longue et la version courte. Les seuls champs que nous raccourcissons pour la revue sont oeuvres et participants; le calendrier web aura la version longue de ces champs. Évidemment on ne veut pas recevoir les noms de tous les membres d'un orchestre ou d'une chorale.
Si nous faisons un concert partagé (concert en 2 parties indépendantes*), est-ce qu'on peut vous envoyer l'info pour notre moitié du concert seulement? *Ça arrive souvent dans les récitals d'étudiants (mais l'info doit être envoyée par l'école), et aussi les émissions de télévision (mais l'info doit être envoyée par les producteurs), les films au cinéma répertoire (mais l'info doit être envoyée par le cinéma); il arrive aussi que 2 chorales se mettent ensemble pour faire 1 concert.	NON. Dans le cas de de concerts partagés, il ne faut pas que les participants se disent "chacun s'occupe de sa moitié". Voici les problèmes occasionnés: Quand nous recevons deux courriels annonçant des concerts ayant le même lieu, même date, même heure, nous allons supposer qu'il y a une erreur (lieu, date ou heure), à cause des probabilités. Nous serons obligés de courir après vous pour clarifier, donc on perd énormément de temps, surtout si A nous envoie l'info à temps et B en retard Nous serons obligés de refuser le 2e courriel, en disant que nous avons déjà un concert à ce lieu, date, heure. Il n'y a rien qui garantit que nous allons recevoir l'autre moitié de l'info de la part de votre partenaire. Donc si le concert est en deux parties (ou plus), il faut qu'une seule personne nous envoie l'info pour tout l'événement dans un seul courriel, et dise à l'autre partie de ne pas nous l'envoyer. C'est à votre avantage de dire au lecteur le programme complet, de lui montrer qu'il en aura plus pour son argent.
Comment présenter l'info sur les oeuvres et les artistes pour les concerts partagés?	C'est votre choix. Vous pouvez l'indiquer de façon à ce que cette division soit claire: 1ère partie: les oeuvres les artistes 2e partie: les oeuvres les artistes tout en respectant notre syntaxe pour chaque élément. Nous ferons de notre mieux pour que le format final représente votre intention. ou comme si le concert n'avait qu'un seul bloc: oeuvres: toutes les oeuvres artistes: tous les artistes Mais si vous n'avez pas les artistes ou les oeuvres pour une des deux parties, nous devrons présenter l'info d'un seul bloc, nous mettrons etc. pour la partie de l'info qui manque. Ex.: oeuvres: les oeuvres de la 1ère partie; etc. artistes: les artistes de la 1ère partie; les artistes de la 2e partie
Quels sont les genres de musique acceptés?	acceptés: classique européenne (ancienne, baroque, romantique, contemporaine, etc.), classique d'autres cultures (persane, chinoise, indienne, etc.), musique du monde traditionnelle (africaine, celtique, hongroise, balinaise, japonaise, etc.), électroacoustique, gospel, jazz. refusés: pop, rock, dance, fusion, etc. (un de nos buts est de promouvoir les événements qui ne sont pas promus dans pleins d'autres journaux, mais ce n'est pas coupé au couteau); genre inconnu, contenu inconnu, "à déterminer". Si dans un même concert, des genres acceptés sont mêlés à des genres refusés, nous remplacerons ces derniers par "etc." dans le calendrier. ll faut qu'il y ait au moins un peu de contenu officiellement accepté. Nous vous suggérons d'envoyer aussi votre info "jazz" à jazz@scena.org et votre info "musique du monde" à monde@scena.org.
Vos calendriers couvrent quels pays? Si on fait une tournée en Europe, est-ce qu'on peut vous l'envoyer?	Le Canada seulement. Nous n'acceptons que les événements qui ont lieu au Canada et les émissions diffusées au Canada. Une exception possible: dans le calendrier des festivals d'été, on accepte aussi les festivals d'ailleurs, mais ce n'est pas gratuit, et c'est le festival qui doit nous envoyer l'info. SVP ne pas envoyer au calendrier l'info sur vos tournées à l'étranger.
Pourquoi diviser l'info en champs?	pour faciliter et accélérer la vérification et l'importation des données pour offrir un calendrier interactif dans lequel on peut trouver les inscriptions en fonction des champs (date, lieu, etc.) pour trier les inscriptions dans nos calendriers imprimés par région, par festival, par date et heure, par lieu, etc. pour faciliter la lecture en donnant une structure claire et homogène à nos inscriptions: format des champs: les artistes en gras, les titres en italique, les autres en format ordinaire, les notes entre parenthèses, etc. ordre des champs homogène
Pourquoi un format particulier pour les inscriptions et pour les champs?	pour faciliter et accélérer la vérification et l'importation des données pour éviter d'avoir à retranscrire, ce qui augmenterait le nombre d'erreurs pour s'assurer que nous recevrons tous les détails essentiels pour chaque inscription. pour offrir des calendriers homogènes et donc facile à utiliser. Le calendrier n'est pas un texte en prose, il faut le voir un peu comme un bottin téléphonique, les règles habituelles de grammaire/typographie ne s'appliquent pas. Les courriels qui ne satisfont pas nos exigences seront considérés comme "pour notre information seulement", et l'info ne sera pas publiée.
Est-ce que vous allez traduire nos inscriptions pour le public anglais? Est-ce que le calendrier est bilingue? Est-ce qu'on doit envoyer deux versions de notre texte?	Nous ne traduisons rien nous-même. Les titres des oeuvres peuvent être dans la langue d'origine ou traduits en français ou en anglais. Pour le reste, nous n'acceptons que le français ou l'anglais. la langue d'une inscription à l'autre: Si vos événements ont lieu dans différentes provinces (ex. les tournées), vous pouvez les rédiger selon la langue de l'endroit. la langue dans une même insription: Décidez si elle sera en français ou en anglais dans son ensemble. Ça fait bizarre de voir "Concerto pour violoncelle" dans les oeuvres, et "cello" dans les participants. une seule version par inscription: Nous ne voulons pas recevoir deux versions de la même inscription. Nous ne faisons pas un calendrier anglais et un calendrier français. Nous faisons un calendrier, qui est bilingue dans son ensemble, i.e. il y aura des inscriptions en français et d'autres en anglais.
Quelques remarques sur certaines expressions, la ponctuation, le format.	Quand vous écrivez "et bien d'autres", "et quelques surprises", "et al.", "...", ou toute autre expression équivalente, dans les champs Oeuvres ou Artistes, nous mettrons tout simplement "etc." (nous ne considérons pas que le latin est moins poli que le français; si c'est assez bon pour le Larousse, c'est assez bon pour nous.) Nous ne mettons jamais "à déterminer" (ou équivalent) dans le calendrier. Si quelque chose est à déterminer, alors déterminez-le! Ou bien acceptez qu'on vous pose la question "???" dans l'étape 2 réviser. Nous ne publions jamais nos questions. Aucun champ ne finit par une ponctuation, sauf si vous mettez "etc." dans les oeuvres ou les artistes, ou si un titre finit par "!" ou "?"; donc svp ne pas mettre de point-virgule à la fin des champs. Jamais de tirets — (un tiret n'est qu'une indécision sur la ponctuation). Essayez donc plutôt une virgule, un deux-points, un point-virgule, des parenthèses; vous verrez. Il est inutile de mettre du gras, de l'italique, de la couleur dans votre texte. Quand on importe et exporte les données, tous ces styles se perdent. (Vous pouvez par contre utiliser le rouge dans l'étape 2 réviser pour ajouter aux *** obligatoires.)
COMMENT DOIT-ON L'ENVOYER? ADRESSE COURRIEL, ETC.
Par quel moyen?	par courriel svp (pas le choix!)
Doit-on mettre notre info-concert dans une pièce jointe ou dans le corps du courriel?	a) format "une seule colonne" Si vous avez 1-3 événements, mettez le texte dans le corps du courriel. Ça va plus vite pour vous et pour nous. Si vous avez plus de 3 événements, mettez le texte dans un document Word. Ça évite que les fins de ligne automatiques soient transformées en fin de paragraphe, ce qui rendrait le texte inutilisable. b) tableau Word un document Word = pièce jointe, nécessairement
À quelle adresse courriel? Comment doit-on identifier notre courriel pour vous faciliter la tâche?	voir la page "pour nous écrire" pour savoir à quelle adresse envoyer votre info, quoi mettre dans la ligne sujet, dans quels cas il ne faut pas changer la ligne sujet, comment nommer votre pièce jointe, et comment vous identifier clairement (signature).
Avez-vous un formulaire électronique pour inscrire nos événements?	Non. Nous n'avons pas les ressources financières pour engager un programmeur pour construire ce formulaire, bien que nous savons exactement comment il fonctionnerait. De plus, ça irait pour les compagnies qui n'ont que quelques concerts par année, mais que feraient les compagnies qui ont 70 événements par mois, comme les universités et conservatoires? Nous sommes ouverts à vos suggestions.
Pourquoi vous ne voulez pas qu'on se serve de votre courriel de rappel (mensuel ou saisonnier) pour envoyer notre info concert? Le sujet ne serait-il pas automatiquement correct? Le fait que notre compagnie est identifiée dans le champ "De" ne suffit pas? Ça nous éviterait d'avoir à retaper votre adresse et ça réduirait le risque de faute de frappe.	Si vous répondez (avec la fonction "répondre") à nos courriels de rappel (mensuels ou saisonniers), le sujet du courriel sera "calendriers gratuits LSM - rappel dates de tombée" (ou quelque chose du genre), ce qui ne nous donne aucune information utile et spécifique sur le contenu de votre courriel. Imaginez si tout le monde faisait ça: tous les courriels auraient le même sujet, il nous serait très difficile de distinguer les courriels reçus et de les traiter rapidement. Pour traiter les courriels d'une compagnie donnée, nous devons parfois tous les regrouper, donc il est utile de voir la compagnie dans la ligne sujet. De même, si vous laissez le corps de notre courriel de rappel dans votre réponse, ça nous fera beaucoup de texte inutile à sauter pour retrouver l'essentiel (vos inscriptions, votre signature). Votre courriel devrait donc être indépendant de notre courriel de rappel, dans le sens qu'il doit avoir son propre sujet et son propre contenu, donc commencer à zéro. C'est pourquoi nous vous demandons de cliquer sur "nouveau message" et non sur "répondre". Une autre façon de le voir > Si nous mettons "LSM" dans la ligne sujet, c'est pour que vous voyiez tout de suite qu'il s'agit d'un courriel de nous. Il serait donc logique que vous mettiez le nom de votre compagnie dans le courriel quand vous nous envoyez votre info, pour que nous voyions immédiatement que c'est un courriel de vous. Le fait que le nom de votre compagnie paraît dans la ligne "De" de vos courriels ne suffit pas parce que Tous les courriels sont redirigés à d'autres travailleurs du calendrier, donc on perd la ligne "De" des entêtes, elle n'apparaît que dans le corps du courriel, mais la ligne sujet reste inchangée. 90% des courriels que nous recevons n'ont pas la compagnie dans la ligne "De", donc il faut une procédure qui est bonne pour tout le monde. Bon nombre de courriels ont le nom de la compagnie dans l'adresse courriel entre < >, mais cette adresse n'est pas affichée dans la colonne "De" de la boîte "courriels reçus", seulement quand on ouvre le message. Évidemment, vous pouvez vous servir de nos rappels si et seulement si, dès que vous cliquez sur répondre, vous effacez notre sujet et en écrivez un de la façon prescrite, et vous effacez notre contenu et rédigez votre contenu de la façon prescrite. Ça vous permet de ne pas avoir à retaper notre adresse dans le champ À (destinataire). Mais si un jour, nous décidons d'utiliser gmail pour lire et écrire nos courriels, cette permission sera retirée, parce que dans gmail, les courriels sont affichés en conversations (threads), et tous les courriels créés à partir de la fonction répondre seront dans la même conversation, toutes compagnies confondues. Pour éviter d'avoir à retaper notre adresse courriel au complet, vous pouvez aussi faire copier/coller avec l'adresse à partir d'un courriel reçu ajoutez l'adresse dans votre liste d'adresses et profitez de la fonction "compléter les adresses auomatiquement" ou "choix d'une adresse dans la liste".
Est-ce que vous nous envoyez des accusés de réception?	Non. L'équipe du calendrier reçoit des milliers de courriels par année. Un accusé ne voudrait rien dire (ça ne confirmerait pas que l'info est acceptée). Nous vous envoyons une compilation pour fins de vérification (voir étape 2), c'est la seule chose qui se rapproche d'un accusé de réception.
QUI DOIT L'ENVOYER?
Qui doit vous envoyer l'info pour notre (nos) concert (s)? (quel organisme, quelle personne) Pourquoi c'est important? Tant que vous recevez l'info, c'est tout ce qui compte, non?	L'info doit être envoyée par l'organisme qui en est responsable (i.e. l'organisme qui a toute l'info pour chaque concert: date, heure, lieu, prix, téléphone, oeuvres, interprètes, etc.). C'est pour éviter de recevoir l'info en double, un problème fréquent qui prend beaucoup de temps à régler, et de recevoir de l'info incomplète. Plus précisément: l'info doit être envoyée par notre contact officiel au sein de cet organisme, i.e. la personne qui a accepté de recevoir nos courriels, de nous envoyer l'info bien formattée et à temps, etc. C'est pour éviter d'avoir à réapprendre la procédure chaque fois. Pour plus d'info sur les responsabilités du contact officiel, lire ceci. Si l'organisme qui coordonne une tournée n'a pas l'heure, le prix des billets et le numéro de téléphone pour chaque représentation dans cette tournée, cet organisme devrait obtenir ces renseignements de chacun de ses diffuseurs avant de nous envoyer l'info. (Conseil: Il faut au moins la leur demander.) Dans les cas de concerts partagés organisés par les participants (ex. deux chorales dans un même concert, ou une chorale et un orchestre, chacun présentant ses propres oeuvres), un des deux organismes doit prendre la responsabillité de nous envoyer l'info pour tout le concert. Entre autres, c'est pour éviter de recevoir deux courriels qui semblent se contredire pour telle date, telle heure, tel endroit. Voir aussi les autres mentions de "concerts partagés" dans cette page (deux rangées consécutives). Pareillement, si un soliste (ex. violoniste, pianiste) participe dans un concert avec un orchestre, nous ne voulons pas recevoir un courriel du soliste ne mentionnant que les oeuvres qu'il ou elle va jouer, et laissant pour compte l'orchestre qui l'a invité et le reste des oeuvres. Il faut plutôt qu'elle communique avec l'orchestre ou la société de récitals pour s'assurer qu'ils nous ont envoyé l'info. Même raisonnement pour les publicistes de ces solistes. Normalement, ce n'est pas le soliste qui est responsable d'envoyer l'information, c'est l'organisme qui l'engage. Exception: quand c'est un concert indépendant produit par le soliste même. Voir aussi les mentions info complète ailleurs dans cette page.
Est-ce que la personne-contact peut être notre publiciste?	Bien sûr, à condition que la personne accepte de préparer et d'envoyer l'info selon nos normes (étape 1) et de faire le suivi (étape 2), s'occupe de tous vos concerts au Canada (pas de sous-ensembles), et (de préférence) si elle a le mandat à long terme. Sinon, vous devrez faire ces tâches vous-mêmes, et notre contact sera une personne dans votre organisme.
Qui doit vous envoyer l'info pour les concerts qui ont lieu dans les festivals de musique?	L'info sur les événements qui ont lieu dans le cadre de festivals de musique doit nous être envoyée par les organisateurs de ce festival, et non par les participants aux événements. Donc si vous participez à un festival de musique, veuillez vous assurer que nous avons les coordonnées de ce festival, et qu'ils ont tous les détails de votre événement. Cette consigne vaut pour toute l'année. Voir aussi notre page sur les calendriers d'été pour de l'info sur le calendrier des festivals d'été.
Qui doit vous envoyer l'info pour les concerts qui ont lieu dans les autres genres de festivals?	On ne demandera pas à des gens qui n'ont rien à voir avec la musique de nous envoyer de l'info sur des interprètes, instruments, compositeurs, oeuvres, etc. Donc si votre événement a lieu dans le cadre d'un festival non-musical (comme un festival de région ou une foire agricole, etc.), vous devriez nous envoyer l'info vous-même.
QUAND DOIT-ON L'ENVOYER? POUR QUELLE PÉRIODE? COMBIEN DE FOIS?
Quand doit-on vous envoyer l'info? La saison entière ou un mois à la fois?	voir la page étape 1 envoyer - survol >> quand l'envoyer.
Combien de fois doit-on vous envoyer l'info sur un concert donné? Est-ce que vous voulez qu'on vous envoie plein de rappels pour chaque concert?	Une seule fois svp! C'est bon pour toute l'année et pour tous nos calendriers gratuits! Nous ne voulons pas recevoir de rappels! Les rappels, c'est bon pour les journaux quotidiens ou les émissions de radio. Ce qui n'est pas notre cas. Une fois que l'info est acceptée, elle est permanente, elle n'est pas biodégradable. Par exemple: Nos calendriers mensuels sont de 1 mois et 7 jours ou 2 mois et 7 jours. Si vous nous envoyez les événements des 7 premiers jours du mois suivant, svp ne pas les renvoyer le mois suivant. Une fois qu'un événement est reçu et inscrit dans notre banque de données, il y reste jusqu'à la fin de l'année (de septembre à septembre). Donc vous n'avez jamais besoin de nous renvoyer la même information. Ce serait une perte de temps, pour vous et pour nous. il paraît automatiquement dans le calendrier web (toute l'année, jusqu'à la date de l'événement ou quelques jours après) et dans les calendriers imprimés (dans le numéro approprié, selon le mois et la région de l'événement). nous n'acceptons plus que des corrections clairement identifées de la part des responsables nous ignorerons tout autre communiqué au sujet du même événement. En fait, nous vous demandons même de vous assurer, dans la mesure du possible, que l'info pour chaque concert ne nous sera envoyée qu'une seule fois, donc d'informer vos partenaires de ne pas nous envoyer la même info. Par exemple, en principe, si vous êtes un orchestre ou une chorale et vous donnez un concert dans le cadre d'une série organisée par une société de concerts ou dans le cadre d'un festival musical, c'est eux qui doivent nous envoyer l'info, et non vous. Si vous n'avez pas les prix et les numéros de téléphone pour le public, veuillez les demander au diffuseur et nous envoyer l'info complète, ou bien veuillez fournir l'info artistique (titre du concert, oeuvres, interprètes) au diffuseur et lui demander de nous envoyer l'info complète.
CE QU'IL NE FAUT PAS ENVOYER AU DÉPARTEMENT DES CALENDRIERS
communiqués de presse, dossiers de presse, bulletins électroniques	L'équipe des calendriers gratuits reçoit des milliers de communiqués de presse chaque année. 99% sont envoyés sans égard à nos dates de tombée, donc trop tard pour être publiés, et correspondent à des événements que nous avons déjà reçus correctement, à temps, par d'autres sources. Donc nous ne les lisons même pas. De plus, comme ils ne sont pas conformes à nos exigences, ça nous coûterait cher de temps de nous en occuper. Il faut donc suivre les instructions pour l'envoi (voir "étape 1 comment rédiger votre texte" et "écrire au calendrier").
une moitié de concert partagé	Si le concert est en deux parties indépendantes, veuillez nous envoyer l'info pour les deux parties, et dites à l'autre partie de ne pas l'envoyer. Pas plus d'un courriel par concert svp. Voir le format des concerts partagés ci-dessus.
information provisoire	Il est inutile de nous envoyer de l'info provisoire, ça nous prend beaucoup trop de temps pour changer l'info par après, et c'est injuste envers les autres qui nous ont envoyé leur info finale à temps. Les détails des derniers événements de votre saison sont peut-être incertains, mais probablement pas ceux des premiers, donc envoyez-nous ceux-ci pour l'instant.
un courriel qui dit "nous n'avons rien ce mois-ci" ou "nous avons déjà envoyé l'info pour cette période"	merci, nous recevons déjà assez de courriels.
un renvoi à votre site web pour obtenir plus d'info	nous n'allons pas chercher l'info dans les sites web, pas le temps. nous vous demandons de nous la fournir toute prête.
description d'oeuvres ou d'événements; biographies d'artistes; historiques, critiques, etc.	ces détails ne correspondent pas à nos champs.
pièces jointes autres que de type Word	graphiques, logos, photos (JPG, Photoshop, GIF...) (ce n'est pas au département des calendriers qu'il faut les envoyer, lire ceci; de plus, elles doivent être approuvées par la direction) fichiers PDF (le format du texte est inutilisable, même si on fait copier/coller) tableaux Excel (nous n'avons jamais reçu de tableau utilisable)
certains formats qu'on doit retirer/corriger manuellement un par un	mots écrits EN MAJUSCULES > ça prend énormément de temps à les corriger pour une saison de 100 concerts, 500 noms de compositeurs... textes encadrés, bordures > le texte disparaît quand on importe entêtes, notes de bas de page > ces lignes sont converties en données, donc ça crée des enregistrements en trop quand on importe
	Voici une petite chose que le client peut faire qui va nous sauver beaucoup de temps. Dans leur leur info mensuelle, Maison de la culture XYZ voulait que les compositeurs soient en MAJUSCULES. Or en utilisant le format ALL CAPS sur du texte normal, plutôt que de taper les mots en MAJUSCULES (ce qui ne leur prenait pas plus de temps à faire), nous avons trouvé une solution qui était utile aux deux parties. Nous n'avions qu'à enlever le format ALL CAPS de notre côté.
les événements qui ne sont pas ouverts au grand public	les événements pour lesquels il faut être abonné à une série quelconque ou membre d'une association quelconque les représentations scolaires (réservées pour les élèves) les services religieux (messes, etc.) mais nous acceptons les concerts à caractère religieux les événements privés ou sur invitation seulement