pourquoi il y a des différences entre notre texte et le vôtre? contenu >> questions | erreurs | doubles | inscriptions inattendues | conclusion pourquoi il y a des questions? Nous mettons une question lorsqu'il manque un champ requis, l'info n'est pas assez précise (ex. "musique classique"), ou nous ne comprenons pas ce que vous avez écrit. Nos questions sont toujours identifiées par "???". Ce n'est pas un signe d'impatience. C'est tout simplement une séquence de caractères qui ne se trouvera très probablement pas dans votre texte original. Donc c'est pour vous aider à trouver nos questions rapidement, l'une après l'autre. S'il y a un ??? mais aucune question n'est précisée, ça veut dire "pouvez-vous me donner plus de détails svp" ou "que veut dire ce mot?" Rassurez-vous: nos questions ne paraîtront pas dans les calendriers imprimés. exemple de question: conflit d'adresses dans le champ Lieu Dans le champ Lieu d'une inscription, vous voyez une question ??? entre parenthèses qui l'air d'une 2e adresse. C'est parce que cette adresse, qui est celle que vous avez indiquée dans votre envoi, est différente de celle que nous avons depuis longtemps dans notre banque de données pour cette même salle de concert. Nous sommes plutôt certains nos adresses de lieux parce que c'est l'adresse que la plupart des gens ont indiquée pour cette salle depuis 1998. Nous vous demandons donc de bien vouloir vérifier l'adresse que vous avez utilisée et essayer de comprendre pourquoi la vôtre n'est pas celle que la plupart des gens utilisent. Occasionnellement, c'est l'adresse dans notre banque de données qui est incorrecte, et c'est parce que le premier client qui nous avait envoyé l'adresse de ce lieu avait fait une erreur. Exemples d'erreurs et de variantes: l'adresse du presbytère plutôt que celle de l'église (c'est toujours cette dernière que nous voulons) adresse administrative ou de la billetterie vs celle de la salle de spectacles (idem) il faut entrer par la porte arrière parce que ça se passe au sous-sol il y a une chapelle dans l'église qui a sa propre entrée sur le côté faute de frappe; etc. pourquoi il y a des erreurs? Voici quelques explications possibles. Dans tous les cas, votre patience est appréciée. Problème de communication, coordination, synchronisation entre les différentes parties impliquées (ex.: l'orchestre, la chorale, la salle de concert, le festival, une association de chorales, le producteur, le diffuseur, le commanditaire, l'agent du soliste, les relationnistes, etc.) On nous a envoyé de l'information légèrement différente sur un même événement à différents moments. Des changements sont survenus et les différentes parties n'ont pas toutes été informées. Les gens n'accordent pas toutes la même importance à certains détails (exemple fréquent: les oeuvres) exemple: vous donnez votre programme au festival où vous allez jouer, le festival nous envoie l'information sur ses concerts comme il se doit, mais il décide de ne pas inclure les oeuvres parce qu'il ne les a pas pour tous ses concerts (mentalité du "tout ou rien") La dernière version qu'on a reçue par courriel n'était pas nécessairement la plus à jour. Format non respecté, ambiguïtés dans l'info reçue, et impossibilité de deviner ce que vous vouliez dire. nous n'avons pas remarqué votre erreur (ex. vous avez inversé le jour et le mois) nous n'avons pas réussi à deviner ce que vous vouliez dire (ex. vous n'avez pas mis de lieu à un endroit, donc nous avons supposé que c'était le même lieu partout; idem le prix) il est possible aussi que nous ayons mal compris ce que vous vouliez dire (habituellement parce que vous n'avez pas suivi notre format) Il peut aussi y avoir des différences qui ne sont pas nécessairement des erreurs, mais plutôt des améliorations de votre texte: nous corrigeons vos erreurs (ex. l'année dans la date, la langue de l'oeuvre, l'orthographe du nom d'un musicien) nous corrigeons votre syntaxe pour qu'elle soit conforme à la nôtre (ex. le prix) nous déplaçons certains détails pour qu'ils soient dans le bon champ (ex. l'orchestre va dans les artistes; le titre d'une oeuvre va dans le champ oeuvres) nous regroupons certains détails pour éviter de répéter certains mots (ex. différentes personnes qui jouent le même instrument, différentes oeuvres du même compositeur) nous simplifions, nous rejetons l'information redondante, vague ou inutile pourquoi il y a des doubles? Dans le texte suivant, / veut dire "et/ou". Pour ce qui est de la réparation, la première est facile et rapide, les autres sont compliquées et dépendent de la rapidité de votre réponse. cas explication probable découverte réparation même date/heure/lieu, même contenu/artistes info pour le même concert envoyée par deux organismes différents à différents moments, ou par deux employés différents dans le même organisme automatique par la banque de données, mais se fait seulement à la dernière minute avant de produire le calendrier imprimé, donc ça ralentit la production effaçons la deuxième entrée même date/heure/lieu, différents contenu/artistes changement de contenu/artistes mal communiqué envoyons courriel urgent aux deux organismes, attendons leur décision deux inscriptions envoyées par deux organismes différents, mais l'un des deux a une erreur dans le lieu/date/heure ("conflit d'horaire") différents date/heure/lieu, même contenu/artistes changement de date/heure/lieu mal communiqué c'est l'organisme qui nous en informe, en vérifiant notre courriel "Voici ce que nous avons" dépend de la réponse du client différents date/heure/lieu, différents contenu/artistes le deuxième concert est un remplacement du premier, mais le changement de date/heure/lieu/contenu/artistes a été mal communiqué pourquoi il y a des inscriptions inattendues? Dans nos courriels "Voici ce que nous avons", il se peut que vous retrouviez des inscriptions en trop. Ne paniquez pas. Il peut y avoir différentes raisons, par exemple: l'inscription contient une expression semblable au nom de votre organisme il s'agit bel et bien de vous, mais un tiers parti (ex. un de vos partenaires) nous a envoyé de l'info incorrecte, il y a eu un problème de communication, de synchronisation des décisions, etc. Remarquez qu'il arrive souvent qu'un organisme X envoie des inscriptions qui impliquent un organisme Y et qu'elles soient parfaitement valides. Si ce n'est pas votre concert, vous ne pouvez pas nous demander de l'enlever. Vous n'avez qu'à l'ignorer ou à suivre le modèle ***le concert suivant n'est pas un des nôtres. conclusion : rappel de nos recommandations Plusieurs erreurs peuvent être évitées si on respecte notre procédure (étapes 1 et 2). Un seul organisme prend la responsabilité de l'information pour chaque événement (envoyer, réviser) Chaque organisme impliqué devrait recevoir une copie des communiqués envoyés par ses contacts pour les vérifier et corriger les erreurs, combler les manques, être au courant que l'info nous a déjà été envoyée. Si vous avez de l'info depuis longtemps, revérifiez-la avant de l'envoyer. Ne pas nous envoyer la même information deux fois "les rappels", les communiqués de presse hebdomadaires (quotidiens des fois!), nous les rejetons tous. Nous n'acceptons que l'information faite sur mesure pour les fins de notre calendrier. Lisez nos courriels "Voici ce que nous avons", et consultez notre calendrier web Lorsque vous voulez nous signaler un changement ou compléter l'information déjà envoyée, SVP toujours utiliser notre procédure de révision (étape 2 révision) et non pas nous envoyer votre communiqué de presse général le plus récent, puisque nous ne les lisons pas. c'est quoi, une inscription, un champ et une ligne? Une inscription est l'ensemble de tous les renseignements concernant un événement à mettre dans le calendrier, organisés en champs pré-définis et présentés dans le bon ordre. Dans le format "une seule colonne" de l'étape 1 envoyer, que nous utilisons dans nos courriels "Voici ce que nous avons", une inscription est suivie de 2 ou 3 lignes vides pour la séparer de la suivante. Pas de ligne vide à l'intérieur d'une inscription. Dans le format tableau Word de l'étape 1, une inscription correspond à une rangée du tableau. Voilà comment nous utilisons le mot "inscription(s)" habituellement dans ce guide. Nous disons aussi parfois "votre info concert". Équivalent de "event listing" en anglais. Comme une inscription dans le bottin téléphonique, ou un "enregistrement" dans le langage informatique. Mais il se peut bien sûr que nous utilisions le mot dans le sens "action d'inscrire", ex.  "Ce guide couvre la procédure d'inscription d'événements dans les calendriers gratuits de musique." Dans ce cas, ça veut plutôt dire "le simple fait d'ajouter des données dans notre banque de données". voici une inscription (dans le format habituel): 2001 10 15 20:00 The Big Arts Centre, 555 Cross Road, Nowhereville, QC $10-20 444-555-6666, 777-666-5555 Big Wigs Concerts Classical Viennese Sonatas Beethoven: Violin Sonata #5; Mozart: Piano Sonata #6; Violin Sonata #3 "La Pazza della Pizza"; Haydn: Violin Sonata #36 "Die Kranke" Nowhereville Community Orchestra; Gary Baldy, conductor; Nursery Quartet (Jack Horner, Peter Piper, violins; Lilian Muffet, cello, viola de gamba; Jill Waterpale, piano, harpsichord) Un champ est une variable qui compose une inscription; chaque champ a une syntaxe à respecter. Les champs sont de longueurs variables, en particulier les champs artistes et oeuvres, qui peuvent être tantôt très courts, tantôt très longs. Puisque la largeur d'une fenêtre à l'écran d'ordinateur n'est pas infinie, les champs plus longs prennent plus d'une ligne. Si la page était infiniment large, tous les champs ne prendraient qu'une ligne, et champ serait pratiquement synonyme de ligne; mais ce n'est pas le cas. Dans le format habituel de l'étape 1 envoyer, que nous utilisons dans nos courriels "Voici ce que nous avons", un champ se termine par un "return" (code "fin de paragraphe"; ressemble à ¶ dans Word). Donc pas de "return" à l'intérieur d'un champ svp. Dans le format tableau Word de l'étape 1, un champ correspond à une case du tableau. ci-dessous, les champs sont sur fond gris et les noms des champs sont sur fond blanc dans le format habituel, il ne faut pas écrire les noms des champs dans le format tableau, ils sont dans la première rangée date 2001 10 15 heure 20:00 lieu The Big Arts Centre, 555 Cross Road, Nowhereville, QC prix $10-20 téléphone 444-555-6666, 777-666-5555 série Big Wigs Concerts titre Classical Viennese Sonatas oeuvres Beethoven: Violin Sonata #5; Mozart: Piano Sonata #6; Violin Sonata #3 "La Pazza della Pizza"; Haydn: Violin Sonata #36 "Die Kranke" interprètes Nowhereville Community Orchestra; Gary Baldy, conductor; Nursery Quartet (Jack Horner, Peter Piper, violins; Lilian Muffet, cello, viola de gamba; Jill Waterpale, piano, harpsichord) une ligne dans un paragraphe se termine par un code invisible "fin de ligne", et le point précis où le texte est coupé dépend de la largeur de votre fenêtre, que vous pouvez varier à votre guise, ou bien dépend de la largeur de la fenêtre de votre courriel, qui peut être fixe. C'est pour ça que c'est mieux de ne pas mettre une révision à la fin d'une ligne, mais bien à la fin du champ complet. Il se peut que le système de courriel ait remplacé tous les codes "fin de ligne" par "fin de paragraphe" (ce qui convertit les lignes en paragraphes). Mais ça ne change pas où se termine le champ. Ça devrait être clair: vous devriez savoir la différence entre une oeuvre et un interprète. (Le concept de ligne décrit ici n'est pertinent que dans l'étape 2 réviser, et ne sert qu'à expliquer ce qu'il ne faut pas faire.) voici une ligne: Beethoven: Violin Sonata #5; Mozart: Piano C'est la ligne 1 du champ Oeuvres de l'exemple ci-dessus. Évidemment ça dépend de la largeur de la fenêtre. Comme vous voyez, ça n'a pas de sens tout seul, c'est incomplet, donc ce ne serait pas logique de mettre votre correction après cette ligne. Il faut la mettre après le champ. anatomie d'un courriel "Voici ce que nous avons dans notre banque de données" Ces courriels sont produits directement à partir de la banque de données. Nous pouvons aussi ajouter quelques remarques individualisées dans le corps du courriel, au besoin. les en-têtes l'adresse FROM dépend de la région de vos événements. la ligne sujet est invariable. To: Orchestre XYZ <info@orchxyz.com> From: Calendrier LSM <calendrierxyz@scena.org> Date: 23 janvier 2004 Subject: Orchestre XYZ - Voici ce que nous avons le préambule il est invariable sauf pour la 2e phrase, qui comporte le nom de la compagnie et la période du contenu (pas nécessairement toujours "après aujourd'hui") et un lien vers les instructions sur le web. Nous venons de modifier les inscriptions qui vous concernent dans notre calendrier. Voici ce que nous avons pour Orchestre XYZ après aujourd'hui. Veuillez vérifier le texte ci-dessous. Nous avons 4 question (voir les ''???'' ci-dessous). Vous n'avez qu'à ignorer les questions auxquelles vous n'avez pas de réponse, et y revenir plus tard. Pour plus d'info, voir http://www.scena.org/help/cal/francais/reviser_survol.html vos inscriptions plus précisément: les inscriptions qui concernent votre organisme, puisque nous en recevons de différentes sources. C'est la partie qui correspond au texte que vous nous avez envoyé. Le format que nous utilisons est celui que nous vous demandons d'utiliser, donc vous pourrez vous en servir comme exemples pour vos prochains envois. C'est pourquoi nous vous suggérons de garder nos courriels. Elles sont écrites dans le format "une seule colonne". inscription inscription inscription inscription etc. notre signature automatique elle comprend entre autres l'adresse du responsable ---- qui dépend de la région de vos événements un lien vers le guide du calendrier un rappel concernant la personne contact de l'info sur notre compagnie, dont un lien vers la page d'accueil de notre site web * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * Eric Legault responsable des calendriers gratuits courriel: calendrierxyz@scena.org SVP ne pas envoyer de communiqués de presse à cette adresse. SVP ne pas envoyer de fichiers graphiques (pdf, jpg...) à cette adresse. DANS LE MANUEL http://calendrier.aide.scena.org, vous trouverez les instructions pour envoyer votre info (étape 1) et réviser notre version (étape 2), et tout ce qu'il y a à savoir sur nos calendriers. NE NOUS PERDONS PAS DE VUE >> Veuillez nous informer chaque fois qu'il y a une nouvelle personne contact ou un changement d'adresse courriel. Je ne peux avoir qu'une seule personne contact par compagnie. * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * La Scena Musicale / The Music Scene au service de la communauté musicale canadienne depuis 1996 organisme charitable #141996579 RR0001, toujours heureux de recevoir vos dons visitez notre site web http://fr.scena.org pour obtenir une version pdf de notre revue, etc. Est-ce qu'on peut effacer vos questions si on ne les aime pas ou si on n'a pas la réponse? Non. Il ne faut rien effacer, rien rien rien. Si vous effacez notre question, peu importe la raison, nous ne l'enlèverons pas de notre banque de données (pour la simple raison que nous ne pouvons pas voir des mots qui ne sont pas là), et vous la reverrez dans notre prochain courriel "Voici ce que nous avons". Nous n'enlevons les questions que lorsque nous avons la réponse. Nous n'acceptons pas de remarques qui vont à l'encontre nos procédures et nos standards: ex. "svp enlever la question", "svp ne pas mettre les oeuvres"... Pourquoi doit-on utiliser les 3 astérisques *** ? Pourquoi pas des attributs de caractères? ex. la police, la couleur, le souligné, l'italique, le gras et la taille L'astérisque est un caractère de base (shift-8 sur la plupart des claviers), donc compatibles avec tous les systèmes, donc qui ne seront pas modifiés au cours de l'envoi La séquence *** ne risque pas de se retrouver dans votre original et on peut la trouver rapidement avec la fonction chercher. Vous pouvez mettre des attributs de caractères en plus, si ça vous chante, mais ils peuvent se perdre en chemin à cause d'une incompatibilité informatique et surtout, on ne peut pas faire chercher rouge, chercher souligné, etc. dans nos courriels. Si nous avons des événements à ajouter, est-ce qu'on peut les mettre dans notre réponse? Pourquoi pas? Non. Envoyez les nouvelles inscriptions séparément, même s'il n'y en a qu'une, en suivant les instructions dans l'étape 1 envoyer. C'est parce que ça ne va pas au même endroit, ce n'est pas la même personne qui fait les corrections et les ajouts, ce n'est pas traité de la même façon. Attention aux ajouts inutiles (voir la rangée suivante). C'est peut-être seulement une date à changer. Qu'est-ce qui est mieux: changer quelques détails ou annuler l'inscription et en ajouter une nouvelle? Ça dépend. Il est souvent plus facile pour nous de corriger quelques champs que de faire une annulation et un ajout, surtout que les ajouts (étape 1) ne vont pas dans le même courriel que les annulations (étape 2), donc ça ne se fera pas en même temps. Exemple 1: Il y a une erreur de date (faute de frappe dans votre original), ou un changement de date (concert reporté ou devancé). Il ne faut pas faire une annulation et un ajout, il faut tout simplement corriger le champ date. C'est le premier exemple dans la page des exemples. Exemple 2: Un orchestre donne le même concert à différents endroits et dates, il doit annuler une représentation et en ajouter une autre, c'est comme s'il la "remplaçait" ou la "déplaçait". Pour ce faire, il n'a qu'à changer les champs date, heure et lieu. Exemple 3: Un diffuseur qui présente une série ou un festival veut nous informer d'un changement de programme (i.e. changer les champs titre du concert, artistes et contenu, mais pas le lieu, la date, l'heure, le prix, le téléphone, la série, le festival), il n'a qu'à corriger ces 3 champs. Exemple 4 (contre-exemple): Si tous les champs sont différents, ou presque tous, il n'y a pas vraiment de correspondance entre les deux événements, donc il vaut mieux faire une annulation (étape 2) suivie d'un ajout (étape 1, dans un autre courriel). Nous avons des tonnes de révisions. Nous en aurons probablement d'autres pendant la saison. Est-ce qu'on doit vous envoyer toutes nos révisions pour l'année d'un seul coup? Non Vous pouvez nous envoyer vos corrections par blocs en ordre chronologique (par exemple, vous pouvez en faire la première moitié maintenant, et l'autre moitié plus tard). Priorité aux prochains événements en ordre chronologique. Corrigez au moins les événements qui paraîtront dans notre prochain numéro. Mais Si vous avez déjà plusieurs changements, c'est peut-être parce que l'info n'était pas finale, ce qui va à l'encontre de nos exigences. Si nous avons ajouté plein de questions, c'est probablement parce que votre info était très incomplète au départ, et nous n'aurions pas dû l'accepter, puisque ça ralentit le processus pour tout le monde, mais vous l'avez envoyé en retard donc nous n'avions pas le temps de vous contacter. Si vous croyez voir plein d'erreurs et que vous n'avez pas fait plein de changements de votre côté, c'est probablement parce que vous n'avez pas compris le but de la procédure de révision ou ce que nous voulons dire par "erreur". Nous voulons dire les faits et non le format.