Poste assistant francophone ou anglophone à la production du calendrier de musique Employeur Wah Keung Chan, président, La Scène Musicale, Montréal, QC Superviseur Eric Legault, responsable des calendriers gratuits Tâches 90% sur Word (correction de syntaxe, synthèse de l'information, mise en forme selon nos normes) 10% correspondance par courriel avec le superviseur recherche web à la demande du superviseur Matériel requis ordinateur, internet, courriel, téléphone MS Word avec fonctions tableaux et macros (attention: il y a une version récente de Word qui ne permet plus les macros) Gestion de votre temps L'assistant note le temps que ça lui prend pour faire chaque tâche ou "régler un dossier" (i.e. entre le moment qu'il commence à travailler sur un courriel et le moment qu'il m'envoie le produit fini). Donc il note son temps par jour, par semaine, par mois: pour l'employeur, pour la paie par tâche: pour le coordonnateur du calendrier; pour évaluer son rendement, éviter de perdre du temps Les deux périodes de lecture systématique des guides constituent une tâche séparée (formation), mais la lecture occasionnelle ou au besoin fait partie du travail sur chaque dossier (production). Méthode de paiement proposée vous travaillez à votre compte, vous nous fournissez un service envoyez une facture à LSM chaque mois à la fin du mois vous serez payé(e) dans les X jours suivants (à discuter avec l'employeur) Salaire offert à discuter avec l'employeur La Scène Musicale est un organisme de charité sans but lucratif. Lieu du travail travail à domicile, préférablement à Montréal et environs entrevue et début de formation dans nos bureaux à Montréal Disponibilité requise, quantité de travail c'est un travail à temps partiel. nous produisons 10 numéros par année; il n'y a pas de production en décembre et juillet, donc beaucoup moins de travail pour vous. nombre moyen d'heures par mois: 15 (beaucoup plus en mai et août; beaucoup moins en juillet et décembre) ces chiffres sont basés sur les heures travaillées par les assistants durant la dernière année Il y a un peu de travail pendant tout le mois, mais il y a beaucoup de travail pendant environ 14 jours chaque mois, du 10 au 24, ce qui est la "période de production", pendant laquelle vous faites 90% du travail pour tout le mois le 10 = la date de tombée externe (celle qui concerne mes clients); le 24 = la date de tombée interne (où je dois remettre le produit fini aux graphistes qui font la mise en page de la revue). en général, vous pouvez travailler aux heures qui vous conviennent, mais pendant la période de formation, vous devez être rejoignable de jour. être rejoignable par téléphone pendant vos heures de travail Pendant l'année, il y a deux périodes plus intenses pour le calendrier: mai, pour le calendrier des festivals d'été (juin-août) qui paraît dans le numéro de juin août-septembre, pour la saison entière suivante (de septembre à mai) pour encourager les gens à nous envoyer leur info saison d'un seul coup avant le début de la saison Disponibilité prévisible Rapidité d'exécution des tâches: En période de production, le travail doit être remis en moins de 24 heures. Sinon, vous avez 3 jours ouvrables pour le faire. Vous devez me fournir votre disponibilité générale pour les 3 prochains mois (ou par exemple, la session scolaire en cours), et m'informer au fur et à mesure mais le plus tôt possible, de toute variation. Quand je connais la disponibilité de mes assistants, ça me permet de savoir si je dois déléguer le travail à une autre personne. Les retards dans le travail peuvent être critiques durant les périodes de production. Les pertes de temps causées par le manque de prévisibilité (i.e. le non-respect de votre propre déclaration) de la disponibilité sont inacceptables. Par exemple, si vous avez du travail à faire et que vous ne faites rien pendant une journée où vous vous étiez dit disponible, le lendemain je vais vous poser la question "Pourquoi ne l'as-tu pas fait hier?" ou "Pourquoi ne m'as-tu pas dit que tu n'étais pas disponible hier?". Le superviseur travaille de jour habituellement, mais peut avoir des urgences. Communication pendant le travail Vous devez être rejoignable par téléphone pendant vos heures de travail. Si vous pouvez installer un logiciel d'accès à distance fourni par nous, vous pourrez recevoir la formation chez vous; sinon, nous allons nous rencontrer au bureau de LSM. Compétences requises maîtrise de votre langue principale de travail (soit français ou anglais) à l'écrit connaissance fonctionnelle de l'autre langue > assez pour se débrouiller (ex. certaines pages ou certaines parties du guide sont seulement dans une des deux langues; ex. occasionnellement formatter des inscriptions dans l'autre langue) maîtrise de MS Word (en particulier des fonctions Tableau; connaissance des Macros un atout) connaissance du répertoire classique minutie; flexibilité sur quelques règles de grammaire capacité de suivre des instructions précises écrites; savoir compiler et organiser les corrections reçues gestion de son temps, planification de sa disponibilité sens de l'organisation (pour les courriels et pièces jointes) patience, calme, politesse, accepter de se faire corriger son travail et ses courriels initiative (surtout pour plus tard) Genre de travail fortement axé sur la logique, l'organisation efficace de l'info, la conformité à notre syntaxe maison ce n'est pas un travail artistique, pas de créativité, après quelques mois, devient machinal, automatique, relaxant selon certains. ça peut être amusant, défi occasionnel de faire "fitter" l'info reçue dans nos champs. À titre indicatif -- Mes meilleurs assistants avaient un bac en musique mais pas spécialisé en interprétation (musicologie, théorie, composition, électronique), étaient bilingues mais plus forts dans une langue, étaient très débrouillards, apprenaient de leurs erreurs, prenaient des chances et acceptaient les conséquences; ils n'avaient pas nécessairement une grande culture musicale classique. Formation initiale et continuelle, outils de référence Période de formation intensive, beaucoup de choses à apprendre mais surtout à comprendre. Par après, ça devient plus facile. Dans les deux premiers mois de l'emploi, l'assistant devra se familiariser avec le guide public ainsi que le guide des assistants. Il devra lire ces guides au complet une première fois après l'embauche, et une deuxième fois une semaine plus tard, surtout s'il continue à faire des fautes de base. Ensuite il se servira de ces guides au besoin, il saura tout de suite où aller chercher l'info dont il a besoin pour régler ses propres questions. Dans les deux premiers mois, on s'attend à ce qu'il consulte régulièrement le guide. Mais rendu au troisième mois, il devra être plus autonome, ce qui accélérera le travail. Ce n'est pas tant une question de mémorisation qu'une question de comprendre la logique des procédures et les formats. Ça fait 10 ans que nous fonctionnons ainsi, nous savons à quoi nous attendre. Formation continuelle Nous informons l'assistant de ses erreurs et nous nous attendons à ce qu'il ne les refasse plus. Si nous devons redire 10 fois la même chose, c'est un problème. L'assistant doit organiser l'info (corrections du superviseur, nouvelles consignes, variantes, règles et exceptions, priorités variables...) à sa façon. L'équipe du calendrier (superviseur et assistants) conserve tous les courriels et pièces jointes (ex. tableaux) reçus et envoyés pendant un an. LA PROCÉDURE INTERNE expliquée en fonction de la procédure externe procédure externe: Étape 1 envoyer Toute l'info qui va dans le calendrier gratuit de musique nous parvient par courriel des compagnies (les "clients" du calendrier) qui présentent des concerts et autres genres d'événements. Le client doit lire notre guide web (du moins, les parties qui le concernent) et nous envoyer l'info dans un format utilisable. Plusieurs clients le font correctement, les autres nous envoient un texte qui laisse à désirer. Je reçois les courriels des clients, et je les distribue aux assistants. l'assistant décide si le texte est utilisable (95% du temps oui), on peut demander au client de retravailler son texte. il corrige le texte du client (format, syntaxe, erreurs) selon nos normes éviter de faire des recherches (musicologiques, linguistiques...) il met l'info sous forme de tableau ou corriger le tableau envoyé par le client; ou occasionnellement, utiliser le format "une colonne" pour les événements individuels L'assistant m'envoie le produit fini par courriel je révise son texte, je lui envoie mes commentaires ou je lui demande de corriger et renvoyer l'assistant prend note à sa façon de mes corrections de sorte qu'il puisse s'en servir pour les prochains tableaux, puisque le guide ne peut pas tout couvrir; dans le cas des exceptions à la règle, il essaie d'en comprendre la logique. si je l'accepte, j'importe les données dans la banque de données (elles serviront à faire le calendrier régional mensuel et à mettre à jour le calendrier web) procédure externe: Étape 2 réviser j'envoie au client notre version de son info pour vérification des données (et non du format ou style). le client renvoie ses "corrections" si elles sont mal faites, je demande à l'assistant de les réécrire selon nos normes (correction des corrections); dans ce cas, je lui envoie mon original et la réponse du client, et il compare les deux. il m'envoie les corrections refaites, je les entre dans la bd. AUTRE INFO Division du travail selon la langue l'assistant francophone s'occupera de l'info concert de la grande majorité des clients au Québec, quelques clients en Acadie, et quelques clients radio et télévision. l'assistant anglophone devra aussi s'occuper de l'info qui nous vient des quelques clients anglophones québécois, de presque tous les clients d'en-dehors du Québec, et quelques clients radio et télévision. il arrive souvent que les titres des oeuvres ne soient ni en français, ni en anglais, mais on va s'arranger. Il arrive qu'un des assistants soit débordé; alors le superviseur va déléguer du travail à l'autre assistant même si ce n'est pas dans sa langue principale. De toute façon, l'assistant n'a pas à écrire du texte, ou très peu, et on peut supposer que le client sait écrire correctement dans sa propre langue, et le superviseur identifiera les quelques erreurs. Veuillez me confirmer que tout ceci vous convient et que l'emploi vous intéresse toujours. Eric Legault responsable des calendriers gratuits d'événements musicaux

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